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Requisitos para ser proveedor

Requisitos para ser proveedor

El plazo establecido para recibir facturas a los proveedores y contratistas inicia el primer dia habil de cada mes y finaliza el 25 de cada mesde. Los días de recepción son los lunes, martes y jueves (excepto el último día del plazo en que se reciben sin importar que día de la semana sea) en el horario comprendido entre las 7:30 a.m. y 3:00 p.m. Estas facturas deben ser radicadas en Cuentas por pagar por el Interventor o la persona que autorizó el gasto y solamente el original quedará en la Compañía, la copia se devuelve al Interventor con la firma, fecha y hora de recepción. El Interventor es el responsable de autorizar el trámite de pago de las cuentas (con el memorando de solicitud de orden de pago).

Preliminares

Requisitos Legales de las Facturas o Documentos Equivalentes Para efectos tributarios la factura y/o documento equivalente de venta debe cumplir con el lleno de los siguientes requisitos:

  1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
  2. Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaría (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
  3. Apellidos y nombre o razón social del adquirente de los bienes o servicios, cuando éste exija la discriminación del impuesto pagado, por tratarse de un responsable con derecho al correspondiente descuento.
  4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  5. Fecha de expedición.
  6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
  7. Valor total de la operación.
  8. Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.
  9. Indicación de la calidad de retenedor de impuestos.
  10. NOTAS

    • Todo proveedor debe estar inscrito en el Registro de Proveedores de Empresa de Energia de Pereira
    • En el caso de cuentas de cobro cada proveedor debe llevar un consecutivo que debe aparecer registrado en la misma
    • Ningún colaborador puede asumir compromisos a nombre de Empresa de Energia de Pereira sin el trámite presupuestal previo, según lo establecido en el procedimiento de presupuesto.

    Estas facturas deben cumplir con todos los requisitos legales; deben anexarse los soportes tales corno las actas de recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios prestados, y demás que el Interventor considere necesarios para la aprobación de la misma. Debe identificarse en el memorando remisorio de la factura el número del contrato, de la orden de compra o de la orden de servicio, así como el período en el que se prestó el servicio.

    Cuando se trate de Materiales o Activos Fijos, debe radicarse también la conformidad expedida por quien haya ordenado las compras y deben incluirse copia del comprobante de ingreso a almacén.

    Toda factura entregada a cuentas por pagar se entiende como autorizada para trámite de pago y desde el momento de radicación en cuentas por pagar empieza a contar el plazo de la política de pago. Un pago en un plazo diferente al estipulado anteriormente debe ser autorizado por Tesorería antes de asumir el compromiso.