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Requisitos para ser proveedor

Procedimiento

Procedimiento
  • El Interventor radica la cuenta en Cuentas por pagar
  • Cuentas por pagar se encargará de verificar que el valor de las actas y demás soportes concuerde con el valor de la factura y los impuestos liquidados, que estén las firmas autorizadas y corroborará que las fechas correspondan al mes en proceso. Si la factura presenta alguna inconsistencia, Cuentas por pagar la devuelve al Interventor con una comunicación escrita (e-mail con el asunto: Devolución Fact xxxx), explicando la causa de su devolución, en cualquier caso, se mantienen los plazos para trámite indicados anteriormente. Si se requiere la anulación de una factura, el proveedor debe en la próxima factura identificar que está reemplazando la factura anulada indicando el número de radicación.
    Una vez revisadas y aceptadas las cuentas Cuentas por pagar generará los documentos contables.
  • Al final del día, Cuentas por pagar entregará a Tesorería un reporte de las Órdenes de Pago generadas junto con los soportes revisados. Tesorería se encargará de verificar que no falte ningún documento original y que la información registrada en la ORPA sea consistente.
  • El día siguiente al cierre de recepción de facturas en Cuentas por pagar, los Interventores deben preparar un reporte de las facturas no tramitadas con Cuentas por pagar o aquellos casos en los que el proveedor no entregó factura (El reporte se envía a la Contadora por e-mail con el asunto: Facturas no tramitadas). Este reporte es importante para la causación real del gasto y el adecuado seguimiento del mismo y de nuestra gestión, de esta manera se reduce la variabilidad de la información registrada en los Estados Financieros. Cuando un Interventor no entregue las facturas dentro de los plazos estipulados y la Compañía incurra en algún tipo de costo financiero, Intereses de mora o sanción por incumplimiento de obligaciones tributarias o con proveedores, se cargarán dichos costos a una cuenta de responsabilidad a nombre del Interventor.
  • El Auxiliar de Tesorería registra las cuentas por pagar en la plantilla de proveedores del Comité de Tesorería.
  • El Gestor de Tesorería programa el Comité de Tesorería los días lunes y lo envía a los miembros del Comité, que generalmente se reúne los miercoles al mediodía y aprueba los pagos de la semana mediante Acta. Se da prioridad a las facturas que hayan sido corregidas, en este caso se tomará en cuenta la fecha de radicación de la factura originalmente radicada, siempre y cuando la causa de correcci6n no sea Imputable al proveedor o contratista, ésta factura se cancelará sin que haya lugar a descuento por pronto pago. En última instancia y teniendo en cuenta el flujo de caja de la Compañía se considerarán las facturas sobre las cuales se ha hecho solicitud de pago anticipado.
  • El Auxiliar de Tesorería generará los comprobantes de egreso adjuntando los soportes entregados por Cuentas por pagar.
  • El proveedor mediante comunicación escrita podrá solicitar pago anticipado de su factura. En la comunicación debe manifestar que se acoge al descuento financiero por pronto pago que aplica EMPRESA DE ENERGIA DE PEREIRA S.A ESP, indicar además número de factura, número de radicación asignado. La aceptación o no aceptación del pago anticipado será comunicada por escrito (fax o e-mail) por el Gestor de Tesorería Y Recaudos.

Pagos por Fiducia: El Auxiliar de Tesorería prepara el archivo plano en concordancia con las especificaciones técnicas que maneje la entidad financiera de donde se apropiaran los recursos para efectuar el pago. En caso de que el proveedor o contratista a la fecha de elaboración del archivo plano no hubiere informado cuenta o haya solicitado endoso de la factura, se especificará en el mismo la instrucción de generar cheque a su favor.

  • Ya elaborado el archivo se prepara la comunicación para autorizar la ejecución del pago con el lleno de los requisitos exigidos por la entidad financiera; así como la obtención de las firmas electrónicas autorizadas.
  • Se generan los documentos contables, se soportan con el original de la factura o documento equivalente y demás soportes y se remiten a Contabilidad.
  • Al día hábil siguiente se hará una actualización de datos en el software del banco, cerciorándose del éxito de la transacción y dando disposición a los rechazos que se haya presentado
  • Igualmente se hará seguimiento a los cheques expedidos por el Banco, (en caso de no haber informado cuenta bancaria, de haber solicitado endoso de la factura o haberse generado rechazo) ejerciendo control sobre éstos

Pagos por Cheque : El pago se hará mediante giró de cheque (con sello restrictivo para pago al primer beneficiario) cuando corresponda a pagos de anticipos de menor cuantía, liquidación de prestaciones sociales, reembolso de gastos, honorarios de junta directiva, aportes de seguridad Social, impuestos, servicios públicos, y facturas de proveedores que se cancelen por cuentas bancarias donde no esté implementado el pago por transferencia electrónica de fondos ACH, o por decisión según disponibilidad de recursos. El cheque que se expida será firmado por los funcionarios encargados de acuerdo con las normas de seguridad establecidas

A su vez para ejercer control sobre los pagos realizados se generará un reporte semanal, que contiene las siguientes referencias:

  • Consecutivo
  • Fecha de giro
  • Número de Cheque
  • Número de Cuenta Corriente
  • Beneficiario
  • Valor