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Requisitos para ser proveedor

Requisitos para ser proveedor

El plazo establecido para recibir facturas a los proveedores y contratistas inicia el primer dia habil de cada mes y finaliza el 25 de cada mesde. Los días de recepción son los lunes, martes y jueves (excepto el último día del plazo en que se reciben sin importar que día de la semana sea) en el horario comprendido entre las 7:30 a.m. y 3:00 p.m. Estas facturas deben ser radicadas en Cuentas por pagar por el Interventor o la persona que autorizó el gasto y solamente el original quedará en la Compañía, la copia se devuelve al Interventor con la firma, fecha y hora de recepción. El Interventor es el responsable de autorizar el trámite de pago de las cuentas (con el memorando de solicitud de orden de pago).

Preliminares

Requisitos Legales de las Facturas o Documentos Equivalentes Para efectos tributarios la factura y/o documento equivalente de venta debe cumplir con el lleno de los siguientes requisitos:

  1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
  2. Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaría (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
  3. Apellidos y nombre o razón social del adquirente de los bienes o servicios, cuando éste exija la discriminación del impuesto pagado, por tratarse de un responsable con derecho al correspondiente descuento.
  4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  5. Fecha de expedición.
  6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
  7. Valor total de la operación.
  8. Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.
  9. Indicación de la calidad de retenedor de impuestos.
  10. NOTAS

    • Todo proveedor debe estar inscrito en el Registro de Proveedores de Empresa de Energia de Pereira
    • En el caso de cuentas de cobro cada proveedor debe llevar un consecutivo que debe aparecer registrado en la misma
    • Ningún colaborador puede asumir compromisos a nombre de Empresa de Energia de Pereira sin el trámite presupuestal previo, según lo establecido en el procedimiento de presupuesto.

    Estas facturas deben cumplir con todos los requisitos legales; deben anexarse los soportes tales corno las actas de recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios prestados, y demás que el Interventor considere necesarios para la aprobación de la misma. Debe identificarse en el memorando remisorio de la factura el número del contrato, de la orden de compra o de la orden de servicio, así como el período en el que se prestó el servicio.

    Cuando se trate de Materiales o Activos Fijos, debe radicarse también la conformidad expedida por quien haya ordenado las compras y deben incluirse copia del comprobante de ingreso a almacén.

    Toda factura entregada a cuentas por pagar se entiende como autorizada para trámite de pago y desde el momento de radicación en cuentas por pagar empieza a contar el plazo de la política de pago. Un pago en un plazo diferente al estipulado anteriormente debe ser autorizado por Tesorería antes de asumir el compromiso.


    Procedimiento

    Procedimiento
    • El Interventor radica la cuenta en Cuentas por pagar
    • Cuentas por pagar se encargará de verificar que el valor de las actas y demás soportes concuerde con el valor de la factura y los impuestos liquidados, que estén las firmas autorizadas y corroborará que las fechas correspondan al mes en proceso. Si la factura presenta alguna inconsistencia, Cuentas por pagar la devuelve al Interventor con una comunicación escrita (e-mail con el asunto: Devolución Fact xxxx), explicando la causa de su devolución, en cualquier caso, se mantienen los plazos para trámite indicados anteriormente. Si se requiere la anulación de una factura, el proveedor debe en la próxima factura identificar que está reemplazando la factura anulada indicando el número de radicación.
      Una vez revisadas y aceptadas las cuentas Cuentas por pagar generará los documentos contables.
    • Al final del día, Cuentas por pagar entregará a Tesorería un reporte de las Órdenes de Pago generadas junto con los soportes revisados. Tesorería se encargará de verificar que no falte ningún documento original y que la información registrada en la ORPA sea consistente.
    • El día siguiente al cierre de recepción de facturas en Cuentas por pagar, los Interventores deben preparar un reporte de las facturas no tramitadas con Cuentas por pagar o aquellos casos en los que el proveedor no entregó factura (El reporte se envía a la Contadora por e-mail con el asunto: Facturas no tramitadas). Este reporte es importante para la causación real del gasto y el adecuado seguimiento del mismo y de nuestra gestión, de esta manera se reduce la variabilidad de la información registrada en los Estados Financieros. Cuando un Interventor no entregue las facturas dentro de los plazos estipulados y la Compañía incurra en algún tipo de costo financiero, Intereses de mora o sanción por incumplimiento de obligaciones tributarias o con proveedores, se cargarán dichos costos a una cuenta de responsabilidad a nombre del Interventor.
    • El Auxiliar de Tesorería registra las cuentas por pagar en la plantilla de proveedores del Comité de Tesorería.
    • El Gestor de Tesorería programa el Comité de Tesorería los días lunes y lo envía a los miembros del Comité, que generalmente se reúne los miercoles al mediodía y aprueba los pagos de la semana mediante Acta. Se da prioridad a las facturas que hayan sido corregidas, en este caso se tomará en cuenta la fecha de radicación de la factura originalmente radicada, siempre y cuando la causa de correcci6n no sea Imputable al proveedor o contratista, ésta factura se cancelará sin que haya lugar a descuento por pronto pago. En última instancia y teniendo en cuenta el flujo de caja de la Compañía se considerarán las facturas sobre las cuales se ha hecho solicitud de pago anticipado.
    • El Auxiliar de Tesorería generará los comprobantes de egreso adjuntando los soportes entregados por Cuentas por pagar.
    • El proveedor mediante comunicación escrita podrá solicitar pago anticipado de su factura. En la comunicación debe manifestar que se acoge al descuento financiero por pronto pago que aplica EMPRESA DE ENERGIA DE PEREIRA S.A ESP, indicar además número de factura, número de radicación asignado. La aceptación o no aceptación del pago anticipado será comunicada por escrito (fax o e-mail) por el Gestor de Tesorería Y Recaudos.

    Pagos por Fiducia: El Auxiliar de Tesorería prepara el archivo plano en concordancia con las especificaciones técnicas que maneje la entidad financiera de donde se apropiaran los recursos para efectuar el pago. En caso de que el proveedor o contratista a la fecha de elaboración del archivo plano no hubiere informado cuenta o haya solicitado endoso de la factura, se especificará en el mismo la instrucción de generar cheque a su favor.

    • Ya elaborado el archivo se prepara la comunicación para autorizar la ejecución del pago con el lleno de los requisitos exigidos por la entidad financiera; así como la obtención de las firmas electrónicas autorizadas.
    • Se generan los documentos contables, se soportan con el original de la factura o documento equivalente y demás soportes y se remiten a Contabilidad.
    • Al día hábil siguiente se hará una actualización de datos en el software del banco, cerciorándose del éxito de la transacción y dando disposición a los rechazos que se haya presentado
    • Igualmente se hará seguimiento a los cheques expedidos por el Banco, (en caso de no haber informado cuenta bancaria, de haber solicitado endoso de la factura o haberse generado rechazo) ejerciendo control sobre éstos

    Pagos por Cheque : El pago se hará mediante giró de cheque (con sello restrictivo para pago al primer beneficiario) cuando corresponda a pagos de anticipos de menor cuantía, liquidación de prestaciones sociales, reembolso de gastos, honorarios de junta directiva, aportes de seguridad Social, impuestos, servicios públicos, y facturas de proveedores que se cancelen por cuentas bancarias donde no esté implementado el pago por transferencia electrónica de fondos ACH, o por decisión según disponibilidad de recursos. El cheque que se expida será firmado por los funcionarios encargados de acuerdo con las normas de seguridad establecidas

    A su vez para ejercer control sobre los pagos realizados se generará un reporte semanal, que contiene las siguientes referencias:

    • Consecutivo
    • Fecha de giro
    • Número de Cheque
    • Número de Cuenta Corriente
    • Beneficiario
    • Valor